Hieronder vind je 8 waardevolle tips voor het implementeren van ZOHO CRM. Het volgen van deze tips voorkomt onnodig veel werk en zorgt ervoor dat het systeem door iedereen gebruikt wordt.
Tip 1:
Wijs een “Goeroe” aan
Een superuser is iemand binnen de eigen organisatie die van nature geïnteresseerd is in de processen en graag alle ins en outs wil weten van het CRM Systeem. Deze superuser is de “ GOEROE” van het systeem. Hij of/zij kent alle inside -outs en dient daardoor als vraagbaak voor de overige gebruikers. Dit is ook de persoon die het contact onderhoud met de leveranciers tijdens de implementatie.
Tip 2
Inventariseer processen
Inventariseer vooraf aan de implementatie de processen. Hoe loopt een typische sales cycle, hoe komen aanvragen binnen, welke documenten worden er gebruikt. Laat het middelmanagement en de gebruikers van het systeem zelf de processen bedenken en waar deze verbeterd kunnen worden. Hierdoor sluit het systeem niet alleen aan op de praktijk, maar zorg je voor draagvlak bij de gebruikers. Zij hebben het tenslotte zelf bedacht. Leg dit vast en evalueer de processen met het management.
Tip 3
Definieer begrippen
Niets leidt tot zoveel discussie als de definitie van de tabbladen binnen ZOHO. Want wanneer is een lead een lead, een opportunity een verkoopkans en een account een klant? Maak hier vooraf afspraken over en baken dit kort en bondig maar duidelijk, af. Bijvoorbeeld: Een lead is een persoon die behoort tot onze doelgroep. Een opportunity is een verkoopkans bij een persoon die we persoonlijk gesproken hebben. Een account is een bedrijf waar we een factuur naar toe hebben gestuurd of gaan sturen.
Tip 4
Definieer de velden
Bepaal per module de minimale datavelden die je nodig hebt. Schrijf ze per module apart op en bedenk hoe een lead zich ontwikkelt naar een order. Bepaal daarna welke info, in welke fase van het verkoopproces je nodig hebt. Bijvoorbeeld: Bij een lead is meestal al een telefoonnummer of email adres voldoende om het eerste contact te leggen. Pas bij het inplannen van een bezoek op locatie wordt het bezoekadres belangrijk.
Een CRM Systeem heeft als doel het klantcontact te stroomlijnen door alleen data vast te leggen die belangrijk zijn voor dat specifieke moment. Alleen op die manier creëer je een werkbaar systeem voor je klanten en medewerkers. Met een logische opbouw van jouw crm systeem kun je eenvoudig data migreren tussen de verschillende modules, zonder dat gegevens dubbel hoeven te worden ingevoerd.
Tip 5
Heb oog voor data integriteit
Het CRM-systeem is zo goed als zijn data. Dit betekent dat iedereen op dezelfde manier en met nauwkeurigheid zijn data moet verwerken. Je kunt dit tijdes de implementatie ondersteunen door velden voorwaardelijk op te maken (In een datumveld kun je dan alleen de datum invullen).Uiteindelijk is een ijzeren discipline het belangrijkst.
Een interne gebruikershandleiding data invoer kan hierbij van extra waarde zijn. Door het opstellen van deze handleiding kijk je niet alleen nog eens extra kritisch naar de gedefinieerde procedures maar ook naar de gebruiksvriendelijkheid. Een extra tip: Het heeft geen zin om deze handleiding naar iedereen te distribueren, maar geef dit aan beoogde “Super-Users”(zie tip 7) of het middenmanagement. Zij kunnen dienen als vraagbaak.
Tip 6
Stel een Project Manager Implementatie aan
Wijs een Project Manager aan. Dit is niet direct iemand van de directie en kan ook iemand van buiten zijn. Een projectmanager wordt het veld ingestuurd met een duidelijk gedefinieerd beginpunt en een eindpunt en is daarom altijd van tijdelijke aart. Een projectmanager bepaald de middelen, maakt een activiteiten overzicht voor het behalen van deel projecten en bewaakt de algehele voortgang gedurende het project. Het software pakket ZOHO Projects kan hierin een toegevoegde waarde bij hebben.
Tip 7
“Keep it simple”
Maak het niet te moeilijk. Met ZOHO verzand je al snel in een woud van mogelijkheden, met als gevolg dat je al snel meer implementeert dan dat er gebruikt wordt. Gebruik dus zeker in het begin alleen dat wat je absoluut nodig hebt. Dit werkt mee aan het draagvlak en acceptatie van het systeem. Voeg dingen pas toe als de situatie daarom vraagt. Het voordeel van ZOHO is dat dit binnen een paar minuten is te regelen.
Tip 8
Zorg voor draagvlak
Zorg voor voldoende draagvlak bij het management tijden het implementatie traject, niet alleen hoger management maar ook het middel-management. Houdt vooral het middel-management betrokken bij de keuzes die gemaakt worden en roep waar nodig hun hulp in. Vaak vertegenwoordigd het middel management de cultuur binnen een organisatie, zij zetten iedereen in beweging.